V souladu s naplňováním vytyčeného účelu dle Stanov (čl.2.3. Stanov) Trans World Radio (dále jen TWR) zpracovává osobní údaje některých subjektů, především fyzických osob. Činí tak pouze v mezích zákona o ochraně osobních údajů (č. 101/2000 Sb.) a nařízení Evropské unie (č. 2016/679), tzv. „GDPR“. Subjekty, jejichž údaje jsou zpracovávány, TWR pro své vnitřní potřeby rozděluje do 5 skupin. Těmito skupinami jsou:

1. Členové spolku – tj. všichni, kteří jsou vedeni jako členové spolku TWR dle požadavků občanského zákoníku
2. Zaměstnanci – vůči TWR jsou zaměstnáni v trvalém pracovním poměru k zabezpečení poslání a cílů TWR
3. Posluchači a dárci
   posluchači - tj. fyzické osoby, které na základě poslechu vysílání projevují aktivní reakci adresovanou TWR;
   dárci - dobrovolně finančně podporují činnost TWR za účelem naplňování jeho účelu;
   příslušníky skupin posluchačů a dárců mohou být tytéž osoby
4. Hosté pořadů – osoby, které dobrovolně udělují souhlas s audiovizuálním nebo hlasovým záznamem svého spontánního nebo připraveného projevu za účelem jeho vysílání a distribuce jeho nahrávek
5. Autoři a protagonisté
   autoři, - tj. osoby vytvářející vlastní pořady, tyto poskytující pro účely distribuce nahrávek těchto pořadů ze strany TWR;
   protagonisté dobrovolně udělují souhlas s audiovizuálním nebo hlasovým záznamem svého spontánního nebo připraveného projevu za účelem jeho vysílání a distribuce jeho nahrávek

II. Právní titul zpracovávání osobních údajů a jeho účel

Osobní údaje příslušníků jednotlivých skupin TWR zpracovává dle následujících pravidel:

1.  Členové spolku
   
   Primárně jsou některé osobní údaje členů spolku zpracovávány na základě zákonného dovolení, ke zpracování dalších udělují svůj souhlas písemnou formou vyjádřením aktivního souhlasu, tj. podpisem formuláře, jehož obsahem jsou jednotlivé údaje a jejich využití.
   
   Osobní údaje jsou používány k evidenci členů, ke komunikaci spolku s nimi a k propagaci TWR
   
   
2.  Zaměstnanci
   
   Primárně jsou některé osobní údaje zaměstnanců TWR zpracovávány na základě zákonného dovolení, ke zpracování dalších udělují svůj souhlas písemnou formou vyjádřením aktivního souhlasu, tj. podpisem formuláře, jehož obsahem jsou jednotlivé údaje a jejich využití.
   
   Osobní údaje jsou používány k evidenci zaměstnanců, naplňování zákonných požadavků kladených na zaměstnavatele, ke komunikaci zaměstnavatele s nimi a k propagaci TWR.
   
   
3.  Posluchači a dárci
   
   Primárně jsou některé osobní údaje o dárcích zpracovávány na základě zákonného požadavku stran daňových předpisů, ke zpracování dalších údajů dárců a údajů posluchačů tito udělují svůj presumovaný souhlas s neomezenou možností jeho odvolání jimi zvolenou cestou. O zpracovávání svých osobních údajů jsou informováni při prvním zaznamenaném kontaktu a poté kdykoliv na žádost.
   
   Osobní údaje jsou používány k evidenci darů, komunikaci s posluchači a dárci a k poradenské službě.
   
   
4. Hosté pořadů 
   
   Osobní údaje hostů jsou zpracovávány na základě jejich souhlasu uděleném podpisem formuláře nebo odsouhlasením internetového formuláře. Formuláře obsahují výčet jednotlivých údajů a způsob jejich využití.
   
   Osobní údaje jsou používány k evidenci pořadů, k jejich propagaci při živém vysílání i jinými prostředky (web, sociální sítě, tištěné materiály a další).
   
   
5. Autoři a protagonisté
   
   Osobní údaje autorů a protagonistů pořadů jsou zpracovávány na základě jejich souhlasu uděleném podpisem formuláře nebo odsouhlasením internetového formuláře. Formuláře obsahují výčet jednotlivých údajů a způsob jejich využití.
   
   Osobní údaje jsou používány k evidenci pořadů, k jejich propagaci při živém vysílání i jinými prostředky (web, sociální sítě, tištěné materiály a další).

III. Odpověď na konkrétní žádost o zpracovávaných osobních údajích jednotlivých osob

 Osoby, jejichž osobní údaje TWR zpracovává, mohou požádat o výčet konkrétních informací, které o nich TWR má k dispozici, mohou odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, jakož i požádat o výmaz některých z těchto údajů, kterému bude vyhověno, pokud je právní titulem pro zpracovávání těchto údajů souhlas dotčeného subjektu. Pokud je to možné, komunikace stran zpracovávaných údajů s dotčenými osobami probíhá elektronickou formou.

IV. Poskytování údajů třetím stranám

Údaje o posluchačích a dárcích jsou v nezbytném rozsahu poskytovány dodavateli poštovních složenek s přítiskem jména a adresy. Dále jsou poskytovány státním organům na základě právního řádu ČR.

V. Interní způsob nakládání s daty

 Data jsou primárně zpracovávána v elektronické databázi zabezpečené heslem a přístupné pouze z konkrétních počítačů určených pro práci zaměstnanců. Pokud to způsob nakládání s konkrétními daty umožňuje, jsou tato data pseudonimizována. Sekundárně jsou data zpracovávána v písemné formě. Tato dokumentace je skladována v archívu s omezeným přístupem (zamčená skříň v zamčené kanceláři).

Ke skladovaným a zpracovávaným údajům mají přístup pouze vybraní zaměstnanci, jejichž pracovní zařazení si tento přístup vyžaduje, tj. zejména pracovník návazné služby, účetní, redaktoři.